Privacyverklaring FightFlow

Versie 3.0, 2 oktober 2026

Reconnect Academy BV, in opdracht van de club

FightFlow is het ledenplatform dat clubs gebruiken voor hun leden. Het bestaat uit de app voor je smartphone, de online checkout (zoals reconnect.fightflow.be) en een beheerprogramma voor de medewerkers van de club. In deze verklaring lees je welke gegevens FightFlow verwerkt, waarom, wie ze ziet, hoe lang we ze bewaren en wat je rechten zijn.

1. Wie zijn wij?

FightFlow wordt ontwikkeld en beheerd door:

Reconnect Academy BV
Ondernemingsnummer: BE 0738.879.286
Adres: Posthoornstraat 36, 9300 Aalst
E-mail: reconnect@mmagym.be

2. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Ben je lid van een club die FightFlow gebruikt, dan is die club verantwoordelijk voor je gegevens. In de wet heet dat de verwerkingsverantwoordelijke. De club beslist waarom en hoe je gegevens gebruikt worden. Wij verwerken ze alleen in opdracht van de club, volgens de afspraken die we met de club maken in een verwerkersovereenkomst.

Bij Reconnect Academy is de verantwoordelijke:

Reconnect Academy vzw
Ondernemingsnummer: BE 1012.722.362
Adres: Erembodegemstraat 33 bus 13, 9300 Aalst
E-mail: reconnect@mmagym.be
Lees ook de privacyverklaring van Reconnect Academy.

Vraag je als club of bedrijf een demo van FightFlow aan, dan zijn wij zelf verantwoordelijk voor die gegevens (zie punt 14).

3. Welke gegevens verwerkt FightFlow?

Niet alles geldt voor iedereen. Het hangt af van wat je bij de club doet en welke functies je gebruikt.

Soort gegevens	Voorbeelden
Account	voornaam, achternaam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen, niemand kan het lezen), rol, taalkeuze en je akkoord met de voorwaarden
Inschrijving en lidmaatschap	geboortedatum, telefoonnummer (als je dat geeft), leeftijdsgroep, formule, discipline, looptijd, start- en einddatum, prijs, korting en opties zoals de verzekering. Bij gezinskorting ook de naam van je gezinslid. Bij een minderjarige deelnemer ook de gegevens van de ouder of voogd.
Betalingen	bedragen, datums, de status van je betalingen, openstaande bedragen, de manier van betalen (domiciliëring of kaart) en een klantnummer bij de betaalpartner. Je volledige kaart- of bankgegevens zien we niet: die verwerkt de betaalpartner.
Reservaties, toegang en aanwezigheid	de lessen die je reserveert of annuleert, je scans aan de deur (tijdstip, toegang ja of nee, en de reden), je aanwezigheid en je trainingsstatistieken
Voortgang in de club	gordels of graden en hun historiek, prestaties en badges, en wedstrijdresultaten als de club die invoert
Profielfoto (als je dat wil)	de foto die je zelf kiest, of je AI-profielfoto
AI-profielfoto (als je dat wil)	je selfie en je keuzes: man of vrouw, pose en achtergrond
Pushmeldingen (als je dat wil)	een pushtoken: een code waarmee we meldingen naar je toestel kunnen sturen
E-mails die we je sturen	het soort mail, het tijdstip en of de mail aankwam
Als je nog geen lid bent	je aanvraag voor een gratis dagpas, je interesse in een cursus of je plaats op een wachtlijst, of wat je invulde in een formulier bij een advertentie op sociale media. Dat zijn je naam, e-mailadres, telefoonnummer, je keuzes en waar je aanvraag vandaan komt.
Notities en AI-hulp van de club	notities die medewerkers maken over je lidmaatschap, en de vragen en antwoorden van de AI-hulp in het beheerprogramma
Technische gegevens	inlog- en beveiligingslogs, een gehasht (onleesbaar gemaakt) IP-adres om misbruik van formulieren te beperken, en foutmeldingen van de webversie

Kwam je uit het vorige ledensysteem van de club, dan kunnen ook gegevens zijn overgenomen die je daar gaf, bijvoorbeeld je adres.

We vragen geen medische gegevens. Vertel je iets over je gezondheid in een bericht, bijvoorbeeld om een pauze te vragen, dan gebruikt de club dat alleen om je vraag te behandelen.

4. Waarvoor worden je gegevens gebruikt?

De club gebruikt je gegevens, met FightFlow, voor deze doelen. Naast elk doel staat waarom dat mag volgens de privacywet (de AVG).

Doel	Waarom dat mag
Je inschrijving, betaling, toegang tot de zaal en reservaties regelen	het is nodig voor je overeenkomst met de club (artikel 6.1.b AVG)
Boekhouding en andere wettelijke plichten	de wet verplicht het (artikel 6.1.c AVG)
Service-e-mails en meldingen over je lidmaatschap, zoals een bevestiging, een herinnering of een bericht over een mislukte betaling	het is nodig voor je overeenkomst (artikel 6.1.b AVG)
Beveiliging, misbruik voorkomen en de toegang aan de deur controleren	het gerechtvaardigd belang van de club (artikel 6.1.f AVG)
Je voornaam en foto tonen aan andere leden in het Club-tabblad	het gerechtvaardigd belang van de club: een levendige club. Je kan het altijd uitzetten (artikel 6.1.f en 21 AVG).
Leden opvolgen: zien wie al een tijd niet meer kwam trainen, om je eens te contacteren	het gerechtvaardigd belang van de club (artikel 6.1.f AVG)
Clubnieuws per e-mail aan leden	het gerechtvaardigd belang van de club. Je kan je altijd afmelden (artikel 6.1.f en 21 AVG).
Je aanvraag opvolgen als je nog geen lid bent	je eigen vraag (artikel 6.1.b AVG)
Je profielfoto en je AI-profielfoto	je toestemming (artikel 6.1.a AVG)
Pushmeldingen	je toestemming, die je op je toestel geeft (artikel 6.1.a AVG)
De AI-hulp voor medewerkers in het beheerprogramma	het gerechtvaardigd belang van de club: sneller en beter werken (artikel 6.1.f AVG)
Fouten opsporen en oplossen in de webversie	het gerechtvaardigd belang van de club: een platform dat goed werkt (artikel 6.1.f AVG)

Er worden geen automatische beslissingen over jou genomen die rechtsgevolgen hebben. Een medewerker beslist altijd zelf.

5. Wat de app wel en niet doet

Camera: alleen als je zelf een selfie maakt voor een AI-profielfoto. Je toestel vraagt eerst je toestemming.
Foto's: de app opent je fotobibliotheek alleen als je zelf een foto kiest.
Meldingen: alleen als je ze toestaat. Uitzetten kan in de instellingen van je toestel.
AI-profielfoto: kies je daarvoor, dan sturen we je selfie en je keuzes naar een AI-beelddienst, die er een profielfoto van maakt. We bewaren je selfie niet. De nieuwe foto wordt je profielfoto.
Geen locatie, geen contacten en geen microfoon.
Geen advertenties, geen tracking en geen diensten voor statistieken of crashrapporten in de app.
Betalen gebeurt niet in de app. De app opent de beveiligde betaalpagina in je browser.
Opzeggen of een vraag over je betaling: de knop opent WhatsApp. Wat je daar schrijft, valt onder de regels van WhatsApp en van de club. Op dat nummer antwoordt eerst de digitale assistent van de club.
De app bewaart op je toestel alleen wat nodig is, zoals je login, je taalkeuze en je keuze over meldingen.

6. Wie ziet je gegevens?

Medewerkers van je club: alleen wat ze nodig hebben voor hun taak. Wat ze zien, hangt af van hun rol, zoals beheerder, medewerker of coach.
Andere leden, in het Club-tabblad: bij de lessen die je reserveert, zien andere leden je voornaam, je profielfoto (als je er een hebt) en of je gereserveerd hebt of al binnen bent. Alleen leden met een geldig abonnement zien namen. Je achternaam, je contactgegevens en je abonnement zien ze daar nooit. Minderjarigen tonen we nooit met naam of foto. Wil je dit niet, zet dan in Profiel "Zichtbaar voor clubleden" uit. Je telt dan alleen nog anoniem mee.
Clubscherm in de zaal: gebruikt de club een scherm in de zaal, dan kan dat aankondigingen, het rooster, gordels en een felicitatie op je verjaardag tonen, met je naam, foto en leeftijd. Wil je dat niet, laat het de club weten.
Je profielfoto staat op een webadres dat niemand kan raden. Wie de link heeft, kan de foto wel zien.
Dienstverleners: zie punt 7.
Overheden: alleen als de wet ons of de club daartoe verplicht.
We verkopen je gegevens nooit.

7. Dienstverleners en gegevens buiten de EU

FightFlow werkt met een aantal dienstverleners. Ze krijgen alleen wat ze nodig hebben voor hun taak en mogen je gegevens niet voor zichzelf gebruiken.

Dienstverlener	Wat ze verwerken	Waar
Databank, login en bestandsopslag	alle gegevens van het platform	EU (Ierland)
Hosting van de webversie en van onze publieke pagina's, met lettertypes en scripts van externe leveranciers	technische gegevens, zoals je IP-adres en je browser	VS, wereldwijd netwerk
Betaalpartner	je betaling	EU
E-maildienst	je naam, je e-mailadres en de inhoud van de mail	VS
Mailbox van de club	interne meldingen voor medewerkers, bijvoorbeeld je naam bij een opzegging of een nieuwe inschrijving	VS
Pushdienst	je pushtoken en de tekst van de melding, die via de pushdienst van je toestel naar je toestel gaat	VS
AI-beelddienst	je selfie en je keuzes, alleen om je AI-profielfoto te maken	VS
AI-dienst voor de AI-hulp in het beheerprogramma	de gegevens die een medewerker opvraagt, zoals gegevens van leden, aanvragen en reservaties	VS
Dienst voor foutopsporing van de webversie	technische gegevens over fouten en over de snelheid van een deel van de bezoeken. We nemen geen bezoeken op.	EU
Het sociale netwerk van een advertentie	wat je invult in het formulier van die advertentie. Dat komt bij de club binnen als aanvraag.	VS

Partijen in de VS werken onder het EU-VS Data Privacy Framework of met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie van die waarborgen vraag je via reconnect@mmagym.be.

8. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Gegevens	Hoe lang
Account, lidmaatschap, reservaties, aanwezigheid en voortgang	zolang je lid bent, daarna nog 2 jaar. Zo kunnen we vragen en geschillen behandelen, en vind je je historiek terug als je terugkomt.
Betalingen, facturen en boekhouding	zolang de boekhoud- en btw-wetgeving dat vraagt (tot 10 jaar)
Scans aan de deur	1 jaar
Profielfoto en AI-profielfoto	tot je de foto verwijdert of je account verwijderd wordt
Selfie voor de AI-profielfoto	we bewaren je selfie niet. De AI-beelddienst gebruikt ze alleen om je foto te maken.
Pushtoken	tot je account verwijderd wordt of het token niet meer werkt, bijvoorbeeld omdat je de app verwijderde. Een ongeldig token wissen we automatisch.
Aanvragen van wie geen lid wordt	12 maanden na het laatste contact
Een inschrijving die je niet afrondt	30 dagen
Aanvraag voor een account in de app	2 jaar
Vragen en antwoorden van de AI-hulp in het beheerprogramma	12 maanden
Beveiligingslogs van inlogpogingen	90 dagen
Logboek van acties van medewerkers in het beheer	2 jaar
Foutmeldingen van de webversie	90 dagen
Technische logs van de hosting	maximaal 30 dagen

Na die termijn wissen we je gegevens of maken we ze anoniem.

9. Je account verwijderen

In de app: ga naar Profiel en tik op "Account verwijderen". Je komt dan op onze website, waar je een verzoek indient met je naam en je e-mailadres.
Je kan ook rechtstreeks naar fightflow.be/delete-account gaan, of mailen naar reconnect@mmagym.be.
Je krijgt meteen een bevestiging per e-mail. We behandelen je verzoek binnen 30 dagen en laten je weten wanneer je account verwijderd is.
Heb je nog een lopend maandabonnement, dan neemt de club contact met je op om de opzegging te regelen.
Wat de wet ons laat bewaren, zoals facturen en betalingen, bewaren we tot de wettelijke termijn voorbij is. De rest wissen we of maken we anoniem.
Een verwijderd account kan je niet terugzetten.

10. Je rechten

Je hebt het recht om:

je gegevens in te kijken en een kopie te krijgen;
foute gegevens te laten verbeteren;
je gegevens te laten wissen;
de verwerking te laten beperken;
je gegevens te krijgen in een bestand dat je kan meenemen;
bezwaar te maken tegen een verwerking, ook tegen clubnieuws en andere direct marketing;
je toestemming in te trekken, op elk moment.

Je oefent je rechten uit bij je club. Bij Reconnect Academy doe je dat via reconnect@mmagym.be. Krijgen wij je vraag, dan geven we ze door aan de club en helpen we de club om te antwoorden. Je krijgt binnen 1 maand een antwoord.

We vragen geen kopie van je identiteitskaart. Alleen als we echt twijfelen of de vraag van jou komt, vragen we een extra controle.

Sommige dingen pas je zelf aan in de app: je naam en je telefoonnummer (Profiel, Account bewerken), je profielfoto, of je zichtbaar bent voor clubleden, en je meldingen (in de instellingen van je toestel).

11. Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld.
Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen.
Medewerkers zien alleen wat bij hun rol hoort. Regels in de databank zorgen dat je als lid alleen je eigen gegevens ziet.
De QR-code voor de deur is 5 minuten geldig en werkt maar één keer.
Formulieren hebben een rem op misbruik, met gehashte IP-adressen.
Waar het is ingesteld, ruimen we gegevens automatisch op.
Gebeurt er toch een datalek, dan verwittigen we de club meteen. De club meldt het waar nodig binnen 72 uur aan de toezichthouder, en verwittigt jou als er een hoog risico is.

12. Minderjarigen

Voor leden jonger dan 18 regelt de ouder of voogd de inschrijving en de toestemmingen.
In het Club-tabblad tonen we minderjarigen nooit met naam of foto.
De AI-profielfoto is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 13 zonder toestemming van een ouder of voogd.

13. Cookies in de webversie

De app gebruikt geen cookies. De webversie (de checkout en het beheerprogramma) gebruikt alleen wat nodig is om in te loggen en om de checkout te laten werken. Meer uitleg vind je in het cookiebeleid van FightFlow.

14. Een demo van FightFlow aanvragen

Vraag je als club of bedrijf een demo van FightFlow aan via fightflow.be, dan is Reconnect Academy BV verantwoordelijk voor die gegevens. We gebruiken je naam, je bedrijf, je e-mailadres en je telefoonnummer om je demo te plannen en op te volgen. Dat mag omdat je het zelf vraagt (artikel 6.1.b AVG). Boek je een tijdstip via onze online agenda, dan krijgen we je afspraak van die planningsdienst (VS). We bewaren die gegevens tot 12 maanden na het laatste contact.

15. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als FightFlow of de wet verandert. De nieuwe versie staat altijd op deze pagina, met een nieuwe datum en een nieuw versienummer. Belangrijke wijzigingen melden we in de app of per e-mail.

16. Contact

Vragen over je gegevens als lid van Reconnect Academy: Reconnect Academy vzw, reconnect@mmagym.be.
Vragen over FightFlow zelf: Reconnect Academy BV, Posthoornstraat 36, 9300 Aalst, reconnect@mmagym.be.

Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Algemene voorwaarden van FightFlow • Cookiebeleid